GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, přináší přísnější pravidla, která přijdou v platnost již 25. 5. 2018.

Osobní údaj není jen jméno, adresa, datum narození, email, telefon, ale také, údaje o platbách, spotřeba služeb, záznam z kamerového systému, údaje o dodavatelích a mnoho dalších. To vše je dle GDPR myšleno osobním údajem.

Pro nás, Vašeho správce byla Svazem českých a moravských družstev vytvořena metodika, která vychází ze současného stavu legislativy a rozhodovací praxe. Vše se zatím vyvíjí, stále nebylo nic vydáno ve sbírce zákonů a do platnosti nového nařízení nejspíš ani nebude.

Vytváříme nové vzory dokumentů, nové organizační směrnice vyhovující GDPR a stále se pracuje na formulářích a metodice pro SA a SVJ.

Jako správce a zpracovatel osobních údajů usilujeme o to, aby naše procesy byly nastaveny správně a v souladu s platnou právní úpravou.

Díky této právní úpravě proběhne několik změn nejen v dokumentech, které Vám poskytujeme písemně, ale i elektronicky. GDPR omezí i využití systému G5i.

Nyní chystáme vzory smluv ke zpracování osobních údajů mezi SVJ a BD jako zpracovatelem a SVJ jako správcem osobních údajů.

Povinnosti SVJ

Pověřené osoby družstva již nyní vytvořili formulář pro SVJ a samosprávy, ke stažení zde, kde každý z nájemců a vlastníků bytu ve společenství (samosprávě) stvrdí svým podpisem souhlas se zpracováním osobních údajů (respektive souhlas s uložením u Vás a předáním správci společenství).

„Mějte přehled, jaké osobní údaje uchováváte, kde jsou uloženy, kdo k nim má přístup a jaký je účel jejich uchování a zpracování.“

Nejde však jen o samotné zpracování osobních údajů, ale také o jejich uchovávání. Veškeré dokumenty týkající se osob – domovní kniha, seznamy, kopie zápisů, vyúčtování a ostatní písemnosti s osobními daty by měli mít své místo, které je zabezpečeno proti zneužití třetích osob. Orgán společenství nebo výbor samosprávy by měl mít tyto dokumenty uschovány na místě, které bude přístupné pouze funkcionářům domu. Jakmile bude mít přístup k osobním údajům cizí (třetí osoba) je nutné, aby tato data byla uložena v uzamčené místnosti. Kanceláře a archivy, kde budou osobní data, musíte chránit proti přístupu neoprávněných osob a počítače chránit bezpečnostními hesly.

Pověřenec

Na společenství vlastníků se nevztahuje povinnost jmenovat pověřence a povinnost vést záznamy o činnostech a zpracování. Proto, není nutné, aby společenství uzavírala smlouvy s firmami, které nabízí různé softwary a zpracování těchto osobních údajů. SVJ je pouze správce, ne zpracovatel.

Koncem roku proběhne jako každý rok seminář pro výbory společenství a správce, kde Vás budeme informovat a odpovídat na Vaše dotazy ohledně GDPR.

 Na žádost byl vytvořen nový formulář - SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Lucie Vítková                                                                                                Ing. Michaela Komendová

referent odd. informatiky a správy budov                                              vedoucí referátu členských vztahů

                                                                                                                      referent pro externí komunikaci